PREDMET: POZIV ZA DOSTAVLJANJE PONUDE ZA AGENCIJU ZADUŽENU ZA ORGANIZACIJU DOGAĐAJA

Beograd, 15.09.2021. godine

Ref. oznaka nabavke: BTD-III-21

Poziv za dostavljanje ponude sadrži sledeće priloge, koji treba preuzeti sa sajta Fondacije:

 

• Poziv za dostavljanje ponuda (Prilog A)

• Specifikacija potrebnih usluga (Prilog B)

• Izjava ponuđača o ispunjenju obaveznih uslova u postupku nabavke (Prilog C)

• Opšti podaci o ponuđaču i upitnik o kvalifikacijama ponuđača (Prilog D)

• Izjavu ponuđača - rekapitulacija ponude (Prilog E)

• Portfolio agencije

• Lista referenci/Lista klijenata-obavezno

 

Podnosilac ponude mora da priloži finansijsku ponudu (Prilog B) zajedno sa svim ostalim dokumentima koji se traže, uzimajući u obzir ciljeve zadatka, zaduženja koja treba da se izvrše i usluge koje se zahtevaju. Obratite pažnju da finansijska ponuda mora da uključi sve troškove (uključujući putne troškove, troškove komunikacije i druge troškove koji mogu da nastanu tokom obavljanja zadatka).

 

Rok za podnošenje ponude je 22.09.2021. godine.

 

UPUTSTVO ZA PONUĐAČE ZA POPUNJAVANJE PONUDE

 

Predmet ponude

 

1. Organizacija Susreta i razmene iskustava 8 opština - 20 ljudi x 2 događaja - online ili offline

2. Organizacija Info sesije sa poslovnim sektorom - 30 učesnika x 2 događaja  - online ili offline

I Organizacija Susreta i razmene iskustava 8 opština:

 

Opcija 1 offline:

• tehničko upravljanje događajem,

• organizacija, vođenje i kontrola procesa realizacije,

• putni troškovi, rentiranje objekta, smeštaj,

• kafa i grickalice, ručak, konferencijski materijal

• ugovaranje moderatora konferencije u skladu sa prethodno dogovorenim konceptom

• uspostavljanje tehničkih pravila offline konferencije i uputstava za moderatore, govornike, paneliste i učesnike kojih će se pridržavati tokom konferencije kako bi sve besprekorno funkcionisalo.

 

Opcija 2 online:

• tehničko upravljanje događajem,

• organizacija, vođenje i kontrola procesa realizacije,

• uspostavljanje tehničkih pravila  online konferencije i uputstava za moderatore, govornike, paneliste i učesnike, kojih će se pridržavati tokom  konferencije kako bi sve besprekorno funkcionisalo,

• ugovaranje moderatora konferencije u skladu sa prethodno dogovorenim konceptom

• obezbeđivanje tehnički ispravnog i neometanog puštanja prezentacija, video materijala itd.

• snimanje konferencije

 

 

II Organizacija Info sesija sa poslovnim sektorom:

 

Opcija 1 offline:

• tehničko upravljanje događajem,

• organizacija, vođenje i kontrola procesa realizacije,

• putni troškovi, rentiranje objekta, smeštaj,

• kafa i grickalice, ručak, konferencijski materijal

• uspostavljanje tehničkih pravila offline konferencije i uputstava za moderatore, govornike, paneliste i učesnike kojih će se pridržavati tokom konferencije kako bi sve besprekorno funkcionisalo.

 

 

Opcija 2 online:

• tehničko upravljanje događajem,

• organizacija, vođenje i kontrola procesa realizacije,

• uspostavljanje tehničkih pravila  online konferencije i uputstava za moderatore, govornike, paneliste i učesnike, kojih će se pridržavati tokom konferencije kako bi sve besprekorno funkcionisalo,

• ugovaranje moderatora konferencije u skladu sa prethodno dogovorenim konceptom

• obezbeđivanje tehnički ispravnog i neometanog puštanja prezentacija, video materijala itd.

• snimanje konferencije.

 

Rezultat:

 

1. Susret i razmena iskustava 8 opština - 20 ljudi x 2 događaja - organizovani u celosti

2. Info sesije sa poslovnim sektorom - 30 učesnika x 2 događaja -organizovani u celosti

 

Naziv, količine i opis traženih usluga se nalaze u priloženoj specifikaciji - Prilog B.

 

Datum početka & period izvršenja zadatka:

 

Planirani datum početka je 23.09.2021. a ugovor će biti izvršen u periodu od 9 meseci, od 23.09.2021. do  31.05.2022. godine.

 

Očekuje se da će izvođač obaviti usluge u sledećim rokovima:

 

 

Usluge	Rok
Susret i razmena iskustava 8 opština - 20 ljudi x 2 događaja -  organizovani u celosti	31. maj 2022.
Info sesije sa poslovnim sektorom - 30 učesnika x 2 događaja - organizovani u celosti	31. mart 2022.

 

 

Izveštaji:

 

Naziv izveštaja	Sadržaj	Rok dostavljanja
Susret i razmena iskustava 8 opština - 20 ljudi x 2 događaja	Fotografije, video materijal,  liste učesnika	31. maj 2022.
Info sesije sa poslovnim sektorom - 30 učesnika x 2 događaja	Fotografije, video materijal,  liste učesnika	31. mart 2022.

 

 

Opšte profesionalno iskustvo agencije

1. Prethodno iskustvo u organizovanju i snimanju događaja

 

1. Pismo o zainteresovanosti koje sadrži:

 

• Porfolio agencije

• Finansijsku ponudu - paušalni iznos

• Listu referenci/Listu klijenata

 

Cena i dinamika plaćanja

 

Iznos ponude treba da bude izražen u dinarima (RSD) sa posebno iskazanim PDV-om, kao što je naznačeno u tabeli  specifikacije (Prilog B).

Jedinične cene iskazane u ponudi moraju biti važeće minimum 120 dana od dana otvaranja ponude.

Plaćanje se vrši najkasnije u roku od 15 dana nakon isporuke usluga i dostavljanja izveštaja i original računa na adresu Fondacije.

Izabrani ponuđač sa sedištem u Srbiji je u obavezi da primenjuje proceduru oslobađanja od PDV-a utvrđenu nacionalnim propisima koji su na snazi.

 

Dostavljanje ponuda

 

Ponude se mogu dostaviti lično svaki radni dan 10-15h ili putem pošte, u zatvorenoj koverti, s tim da su ponuđači u obavezi da obezbede da ponude stignu najkasnije do srede 22.09.2021. do 10 časova. Svaka koverta sa ponudom            mora biti zalepljena i mora biti pečatirana na spojevima, sa naznakom *Prijava na javni poziv Ref. oznaka nabavke:  BTD-III-21 NE OTVARATI*. Ponude se dostavljaju na sledeću adresu:

 

Fondacija Ana i Vlade Divac

Ilije Garašanina 53 a,

11000 Beograd

 

 

Kontakt osoba za sva dodatna objašnjenja je Marija Jovanović tel. 060 / 077 8730.

Svaka ponuda će biti registrovana u trenutku prijema u obrazac “PRIJEM PONUDA”. Sve ponude će biti zapečaćene do trenutka otvaranja ponuda.

Ponude koje stignu posle isteka roka ili koje nisu u skladu sa traženim uslovima neće biti uzete u dalje razmatranje.

 

Otvaranje ponuda

 

Ponude će biti otvorene u sredu  22.09.2021.god. u 12h u prostorijama Fondacije i svi zainteresovani ponuđači      mogu prisustvovati otvaranju.

Predata ponuda mora ostati važeća za period od minimum 120 dana nakon roka za predaju ponuda.

Zatvorene, potpisane, pečatirane i zapečaćene koverte moraju pored ponude sadržati i sledeća dokumenta:

 

a) Poziv za dostavljanje ponuda (Prilog A)

b) Popunjen i overen obrazac specifikacije potrebnih artikala - (Prilog B)

c) Popunjena Izjava ponuđača o ispunjenju obaveznih uslova u postupku nabavke (Prilog C)

d) Popunjeni opšti podaci o ponuđaču i upitnik o kvalifikacijama ponuđača (prilog D)

e) Popunjena Izjava ponuđača / rekapitulacija ponude (Prilog E)

f) Portfolio agencije

g) Referenc listu ranijih projekata sličnih predmetu nabavke

Sve ponude koje ne sadrže sve tražene podatke, dokumentaciju i koje ne stignu u predviđenom roku neće se uzeti u proces razmatranja.

Fondacija zadržava pravo da, u cilju dobijanja povoljnijih uslova za nabavku, pre potpisivanja ugovora pregovara sa svim ponuđačima o dostavljenoj ponudi, pri čemu nije obavezna da prihvati bilo koju ponudu ili da sklopi bilo kakav ugovor.

Neće se uzimati u obzir nikakve ograde u ponudi u odnosu na javni poziv, svaka ograda će imati za posledicu automatsko odbacivanje ponude, bez dalje evaluacije.

 

   Dobavljač će biti odabran shodno principima najboljeg odnosa CENE I KVALITETA.

Kriterijumi za bodovanje su: Ponuđena cena, Profesionalno iskustvo.

  Ugovor će biti dodeljen podnosiocu koji ponudi najbolji odnos cene i kvaliteta u skladu sa principima transparentnosti i  

  poštene konkurencije i vodeći računa da se izbegne svaki sukob interesa.

  Izvođač se obavezuje Deklaracijom o nepristrasnosti i poverljivosti koja se potpisuje pre početka svake faze zadatka. 

  Ukoliko ocenjivač veruje da bi moglo doći do sukoba interesa, on/ona mora da o tome hitno obavesti Fondaciju Ana i  Vlade Divac.

  Osim toga, zahteva se stroga poverljivost stručnjaka koji su uključeni u sprovođenje ovog Ugovora, pogotovo u pogledu procene projekta.

 

O izboru najboljeg ponuđača bićete obavešteni najkasnije 23.09.2021. putem e-maila.